GOBD KONSEQUENT UMSETZEN: GESCHÄFTSRELEVANTE E-MAILS REVISIONSSICHER ARCHIVIEREN

Der Gesetzgeber verpflichtet alle Unternehmen, ihre Archivierung bis zum Jahresende auf Vordermann zu bringen. Ab dem 1. Januar 2017 müssen die sogenannten GoBD (Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen) konsequent umgesetzt werden. Das heißt beispielsweise, dass nicht nur Anhänge, sondern auch Inhalte einer E-Mail-Korrespondenz revisionssicher bereitzuhalten sind.

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese wurden von der Finanzverwaltung bereits am 14. November 2014 veröffentlicht und sind seit dem 1. Januar 2015 mit einer Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2016 in Kraft. In erster Linie haben sich dadurch die Anforderungen an die Revisionssicherheit verschärft. So genügt es nicht mehr Dokumente als einfache PDF- oder Office-Dokument zu scannen und zu speichern. Auch Nachweise über Digitalisierungs- und Aufbewahrungsverfahren sind gefordert.

Um die Beweiskraft von Unterlagen zu gewährleisten, könnten beispielsweise qualifizierte elektronische Signaturen und Beweisdokumente mit qualifizierten elektronischen Zeitstempeln genutzt werden. Für ausführliche Informationen und Support im Bereich Archivierung wenden Sie sich gern an uns!